Un colis reçu n’est pas encore un stock vendable. Ce protocole transforme chaque livraison en une décision documentée : accepter, reclasser, réclamer ou refuser.
Principe clé : contrôlez avant la mise en stock et conservez ensuite son identité de lot. Les tolérances applicables sont celles convenues dans la commande, le devis ou le cahier des charges.
Réception → preuve → décision
Préparez un poste neutre
Travaillez sur une surface propre, sous une source diffuse et stable, sans mélange de lumière du jour et de lampe de teinte différente. Gardez la commande, les photos de référence et les tolérances à portée de main.
À éviter : le test de rayure sur une marchandise destinée à la vente. Il est destructif, peu spécifique et ne remplace pas une identification gemmologique.
Une preuve utile à chaque contrôle
Chaque étape produit une trace. En cas d’écart, votre dossier doit permettre au fournisseur de comprendre rapidement ce qui a été reçu, mesuré et comparé.
Isoler et identifier le lot
Attribuez immédiatement une référence interne et placez le colis dans une zone « en contrôle ». Ne démontez pas tous les fils et ne mélangez aucune pièce avec un lot antérieur.
- Notez fournisseur, date, commande, SKU et référence fournisseur.
- Conservez étiquettes, sachets et scellés jusqu’à la décision.
Photographier l’état de transport
Avant l’ouverture, examinez écrasement, perforation, humidité, ruban remplacé ou scellé rompu. Puis photographiez l’intérieur dans l’ordre de déballage.
- Faites une vue générale et des gros plans des dommages.
- Gardez le conditionnement si une réclamation transport est possible.
Rapprocher les documents
Comparez bon de commande, facture, packing list et informations reçues avant achat. Vérifiez désignation commerciale, forme, diamètre, longueur de fil, quantité, origine déclarée et traitements déclarés.
- Vérifiez l’émetteur, le numéro et l’objet exact du document : un rapport sur une pierre ou un échantillon n’authentifie pas automatiquement tout le lot.
- Un champ vide devient une question écrite au fournisseur.
Compter et peser
Contrôlez l’unité réellement achetée : nombre de fils, de sachets, de pièces ou poids net. Tarer le contenant et préciser si votre résultat est un comptage intégral ou une estimation.
- Comparez le résultat à la tolérance contractuelle.
- Isolez tout sachet incomplet ou dont le poids s’écarte nettement.
Définir l’échantillon et les critères
Écrivez les critères d’acceptation avant d’observer. Prélevez un échantillon réparti entre les sachets et différentes zones du colis, sans choisir uniquement les plus belles pièces.
- Petit lot, risque élevé ou écart visible : un contrôle à 100 % peut être pertinent.
- Pour le reste, fixez un plan interne selon la valeur, l’historique fournisseur et les exigences convenues.
Observer couleur, transparence et cohérence
Sous une lumière constante, comparez le lot à l’échantillon témoin ou aux photos contractuelles. Le quartz rose naturel peut être pâle à plus soutenu, nuageux ou translucide et présenter des inclusions : la conformité dépend de ce qui a été commandé, pas d’une perfection abstraite.
- Relevez zones de couleur, hétérogénéité excessive, caractéristiques inhabituelles ou bulles à examiner ; l’aspect vitreux seul n’est pas une preuve d’imitation, le quartz pouvant lui-même présenter un éclat vitreux.
- En cas de doute d’identification ou de traitement, suspendez la décision et demandez un avis gemmologique.
Mesurer diamètre, forme et perçage
Vérifiez l’instrument, fermez doucement les becs du pied à coulisse et mesurez sans comprimer la perle. Répartissez les mesures dans l’échantillon et relevez minimum, médiane et maximum.
- Mesurez les formes irrégulières sur les axes prévus au cahier des charges.
- Contrôlez le trou avec une jauge adaptée, sans forcer, et vérifiez son centrage. Une jauge qui passe donne une indication de passage, pas le diamètre exact du canal entier. Testez séparément le fil et les passages multiples nécessaires au montage.
Inspecter structure et finition
À l’œil puis à la loupe, examinez éclats, cassures, fissures débouchantes, arêtes vives, poli irrégulier, trous ébréchés, résidus de perçage et formes nettement décentrées.
- Distinguez une inclusion interne acceptable d’un défaut qui fragilise le montage.
- Faites passer un fil test dans quelques trous pour repérer les arêtes qui l’abîment.
Trier et quantifier les écarts
Créez au minimum trois bacs : conforme, à revoir, non conforme. Comptez chaque catégorie de défaut au lieu de résumer par « qualité moyenne ».
- Exprimez le résultat en nombre contrôlé, nombre de pièces concernées et taux observé. Une perle présentant plusieurs défauts compte une seule fois dans le total des pièces non conformes ; les défauts par catégorie restent détaillés séparément.
- Ne regradez pas silencieusement un produit : gardez le lien avec le lot d’origine.
Décider, notifier et archiver
Comparez les résultats aux conditions convenues. Libérez le lot, acceptez-le avec réserve, reclassez-le avec traçabilité, ouvrez une réclamation ou refusez-le selon vos droits et l’accord fournisseur.
- Envoyez une réclamation factuelle : référence, quantité, écart, preuves et solution demandée.
- Conservez un échantillon témoin et mettez à jour la fiche produit si les caractéristiques vendues changent.
Du relevé des défauts à la décision de stock
Exemple fictif : sur 100 perles contrôlées, six ont un trou ébréché, quatre une teinte hors accord et deux présentent les deux défauts. Le total est de 6 + 4 − 2 = 8 perles concernées, soit 8 % de l’échantillon, et non dix perles. Ce résultat ne décrit pas automatiquement toutes les perles d’une livraison de 1 000 pièces.
Conservez la liste des pièces et leur statut : conforme, à revoir ou non conforme. Une pièce à revoir n’est pas encore libérée pour la vente. Si le prélèvement ciblait les sachets endommagés, indiquez-le : ce contrôle ciblé ne représente pas un échantillon aléatoire de la livraison.
Séparer conformité à la commande et compatibilité avec votre modèle
Une perle peut respecter le diamètre commandé tout en ne laissant pas passer votre montage à deux fils. Notez les deux résultats séparément. Comparez les écarts aux exigences convenues avant l’achat ; ne transformez pas après réception un nouveau souhait de montage en tolérance contractuelle.
Une décision par référence, sans perdre la trace du lot
Pour une livraison avec plusieurs références, consignez une décision par référence et sous-lot. En cas de libération partielle, comptez et identifiez physiquement les unités libérées et celles qui restent bloquées. Lors d’un reconditionnement, conservez le code parent : le rangement ne doit pas effacer l’origine des perles.
Pour un particulier recevant quelques fils, vérifiez simplement la bonne variante, l’unité de vente, la quantité annoncée et les dommages visibles avant de couper ou monter. Pour un créateur, ajoutez la fiche de mesures et la décision de libération avant toute production.
Préparez ensuite le rangement avec le guide d’emballage et de stockage. Avant un réassort dans la collection de perles de quartz rose, vérifiez la variante, le perçage et le conditionnement : une nouvelle réception doit conserver son propre suivi.
Choisir une issue défendable
La décision dépend du contrat et de l’usage prévu. Le tableau sert de cadre interne, pas de norme universelle.
| Décision | Quand l’envisager | Action minimale |
|---|---|---|
| Accepter | Critères documentés respectés et quantité conforme. | Libérer le stock et archiver la fiche de contrôle. |
| Accepter avec réserve | Écart mineur accepté par écrit, sans tromper le client final. | Obtenir l’accord commercial et tracer l’exception. |
| Reclasser | Le lot reste utilisable après contrôle mais ne correspond pas à la désignation ou au niveau commandé ; une baisse de prix ne rend pas acceptable un défaut structurel. | Créer une référence distincte, ajuster description et prix, conserver l’origine du lot. |
| Réclamer ou refuser | Écart significatif, quantité manquante, dommage, doute d’identification ou exigence essentielle non satisfaite. | Bloquer le lot et envoyer un dossier chiffré avec photos avant toute transformation. |
Checklist de libération du lot
Guides complémentaires
Réception et contrôle d’un lot
Combien de pièces faut-il contrôler ?
Il n’existe pas un pourcentage unique valable pour tous les achats. Définissez le plan avant l’inspection selon la taille, la valeur, le risque, l’historique fournisseur et le contrat. Un petit lot ou un lot déjà suspect peut justifier un contrôle intégral.
Peut-on authentifier le quartz rose avec un test de rayure ?
Non. La rayure peut endommager la marchandise et ne suffit pas à identifier une matière. En cas de doute important, isolez le lot et sollicitez un gemmologue ou un laboratoire compétent.
Que faire si la couleur diffère des photos du fournisseur ?
Photographiez le lot sous une lumière constante, avec la référence contractuelle dans le même cadre. Vérifiez aussi si les photos d’origine comportaient une indication de variabilité. Présentez ensuite l’écart au fournisseur avant toute transformation.
Une origine inconnue oblige-t-elle à refuser le lot ?
Cela dépend de ce qui a été convenu et des informations que vous comptez communiquer. En revanche, n’inventez pas une origine : utilisez une formulation prudente ou bloquez la vente jusqu’à clarification.
Quelles preuves accélèrent une réclamation ?
Le numéro de commande et de lot, des photos du colis et des défauts, un tableau attendu/reçu, la méthode de mesure, le nombre contrôlé, le nombre non conforme et la solution demandée.
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